אנו נתקלים לא פעם בלקוחות שמתקשרים להתחיל תהליך מציאת משרד ורוצים להכנס למשרד החדש בתוך שבועיים. מנגד שמענו גם על לקוחות שמחפשים לעוד 10 חודשים. מה היתרונות והחסרונות של חיפוש משרד בדקה התשעים , (או שנה מראש) ומהו הזמן הנכון שיש להקציב לחיפוש משרד?
אז כמו כל דבר בחיים, זה תלוי בגודל החברה, בשיפוץ הנדרש, הליך המשא ומתן ובאדם שנשלח למשימה.
פעמים רבות חברות שולחות את מנהלת המשרד לעבודת החיפוש הראשונית. הבעיה היא שכמו בכל תחום בחיים, הפגישה עם המציאות מלמדת דברים רבים שלא ניתן היה לקחת בחשבון מבלי היכרות עם השוק. ציפיות של בכירים בחברה לא בהכרח תואמות את רמות ההיצע, המחיר, או הגמר והדבר מוביל לכך שמנהלת המשרד משקיעה זמן רב בניסיון למצוא משרד שכנראה לא קיים.
הפתרון פשוט: מקבלי ההחלטות חייבים להיות מעורבים בתהליך מתחילתו.
מציאת הנכס הנכון היא התחלה טובה, אולם זו רק התחלת תהליך המעבר. החלק הקריטי ביותר בהשכרת משרד הוא הליך המשא ומתן. לכאורה, נשמע פשוט: עורך הדין של הבעלים מעביר חוזה לעורך הדין של השוכר והיידה לחתימות. בפועל זה לא קורה. הצדדים מתחילים בהליך משיכת חבל שבו בכל רגע צד אחד יכול לשחרר ולהפתיע את השני ב"פיצוץ של החוזה".
לדוגמא: משך תקופת השכירות, רמת השיפוץ, מי משלם על הגמר, תאריך כניסה, אפשרויות לשכירות משנה, שילוט ומיתוג, ערבויות ומחיר כמובן. כאן, מו"מ שאינו מתנהל דרך מתווך מנוסה יכול להתפוצץ באינספור נקודות תורפה.
גודל החברה משפיע משמעותית על תהליך החיפוש. ישנם לא מעט משרדים קטנים של 100-200 מ"ר וההתאמות בהם אינן מסובכות. לעומת זאת חברה ששוכרת שטחים גדולים תצטרך התאמות שיהיו יקרות משמעותית ולוקחות זמן רב יותר לביצוע.
התאמות או שיפוץ מלא של המשרד (לינק מעבר לכתבה מי מחפש משרד במעטפת) לוקחות זמן החל מחודש להתאמות קלות ועד 3-4 חודשים לשיפוץ מלא. זמן זה נמדד רק לאחר חתימת החוזה ואישור תכנית אדריכלית המוסכמת על שני הצדדים.
אז מה סיכמנו? 3-5 חודשים לחברה קטנה שאינה מחפשת שיפוץ משמעותי. וחברות גדולות יותר ייאלצו לתכנן מראש, לפחות חצי שנה.
